Cambiar de LMS no es el fin del mundo.

Una de las frases que oigo de vez en cuando de responsables de formación corporativa es esta: "No estamos satisfechos con nuestro sistema, pero cambiarlo es un trabajo enorme."

Le doy la razón a todo el que dice esto, porque cambiar un LMS no es una decisión fácil. Hoy quiero explicar por qué esto asusta y cómo en Nextrain, como con todo lo demás, también lo hacemos más sencillo.

El coste real de cambiar un LMS aparece al trasladar todo lo que has acumulado en ese sistema durante años. El precio de la licencia es solo la parte visible.

¿Qué pasará con los cursos antiguos?

En tu sistema hay decenas, quizá cientos de formaciones que has producido durante años. Contenidos con guion, grabación y mucho trabajo detrás. ¿Al pasar al nuevo sistema vas a producirlos desde cero? Esta suele ser la primera pregunta que asusta a la mayoría de las empresas. Nadie se atreve a tirar a la basura un archivo de contenidos acumulado durante años, y con razón.

¿Qué pasará con el historial de los usuarios?

El segundo tema es aún más sensible. Tus empleados tienen registros acumulados durante años. Quién completó qué formación, quién obtuvo un certificado, a quién le falta qué tema... Ese historial está en algún sitio y, si se pierde al pasar al nuevo sistema, pierdes una parte de tu memoria corporativa. En auditorías, reporting y procesos de PRL, estos registros se necesitan constantemente.

Y también están las analíticas. Estados de finalización, comportamientos de usuario, tendencias anuales... Con el tiempo, estos datos se convierten en la base de tus decisiones. Tampoco quieres dejarlos atrás de golpe.

Pasar a una nueva categoría: el ai-native LMS

Todo esto aparece incluso cuando pasas de un LMS clásico a otro LMS clásico. Ahora imagina que te cambias a un LMS AI native, es decir, de nueva generación. Hablamos de una categoría totalmente nueva y, de forma natural, surge la pregunta: "si es algo completamente distinto, ¿será aún más difícil migrar?"

En Nextrain diseñamos el proceso de migración desde el principio para que sea lo más fluido posible. El proceso no es una carga extra para tu equipo; al contrario, aporta tranquilidad.

¿Cómo funciona esto en la categoría AI-native LMS?

El proceso funciona así:

Los usuarios de tu sistema anterior se exportan en formato Excel o CSV. Los registros de rendimiento de cada persona, sus analíticas, informes de completado y no completado, certificados... todo viene con esos datos. Queda claro quién terminó qué, quién no, quién tiene certificado: todo está disponible.

Si tu sistema anterior lo permite, también exportas tus formaciones y se las entregas a Nextrain.

Todos estos datos y contenidos entran en el programa de migración. Es decir, el tiempo de transición desde tu sistema anterior a Nextrain AI dura entre 10 y 20 días, según la densidad de tu contenido. No empiezas desde cero; tu historial viene contigo.

¿Y si tu contrato sigue vigente?

La verdadera barrera para la mayoría de las empresas es esta: al contrato del LMS actual todavía le quedan unos meses, por eso no pueden migrar de inmediato. Mi recomendación es clara: ven dos o tres meses antes de que termine tu contrato, abre tu cuenta demo, conoce el sistema y, cuando estés convencido, que las migraciones también hayan empezado poco a poco.

Así podrás ver de cerca tanto el rendimiento del sistema como el proceso de migración. La migración ya dura entre 10 y 20 días según la densidad de tu contenido, así que se completa cómodamente dentro de esa ventana de dos o tres meses.

Piénsalo como un periodo de prueba. Si el nuevo sistema te encaja, si todo es fácil, si cuando lo necesitas el customer support está a tu lado... Lo verás personalmente durante este tiempo. Al final del periodo, tomarás la decisión de migrar con total tranquilidad.

El día que tomas la decisión, el sistema ya está listo. Es decir, pasas de un sistema a otro en un solo día.

Para terminar

Cambiar de LMS es una gran decisión; no la minimizo. Pero el mayor obstáculo ante esta decisión suele ser la incertidumbre: ¿perderé todo?, ¿cuánto tardará?, ¿cuánto costará? Nosotros intentamos eliminar esa incertidumbre desde el principio.

Si estás pensando en migrar tu sistema, sentémonos a hablar: cal.com/nextrain/demo