LMS’i değiştirmek dünyanın sonu değil.

Kurumsal eğitim yöneticilerinden zaman zaman duyduğum cümlelerden biri şu: "Sistemimizden memnun değiliz ama değiştirmek çok büyük iş."

Bu cümleyi kuran herkese hak veriyorum, çünkü bir LMS'i değiştirmek kolay bir karar değil. Bugün bu işin neden gözü korkuttuğunu ve Nextrain'de diğer her şey gibi, bunun da nasıl kolaylaştırıldığını anlatmak istiyorum.

Bir LMS'i değiştirmenin asıl maliyeti, yıllar içinde o sisteme biriktirdiğiniz her şeyin taşınmasında ortaya çıkıyor. Lisans fiyatı bu işin sadece görünen kısmı.

Eski eğitimler ne olacak?

Sisteminizde yıllardır ürettiğiniz onlarca, belki yüzlerce eğitim var. Senaryosu yazılmış, çekimi yapılmış, emek verilmiş içerikler. Yeni sisteme geçince bunları sıfırdan mı üreteceksiniz? Çoğu firmanın gözünü korkutan ilk soru bu oluyor. Yıllarca biriken bir içerik arşivini çöpe atmayı kimse göze alamıyor, haklı olarak.

Kullanıcıların geçmişi ne olacak?

İkinci mesele daha da hassas. Çalışanlarınızın yıllardır biriken kayıtları var. Kim hangi eğitimi tamamlamış, kim sertifika almış, kimin hangi konuda eksiği kalmış... Bu geçmiş bir yerde duruyor ve yeni sisteme geçerken kaybolursa, kurumsal hafızanızın bir parçasını kaybediyorsunuz. Denetimde, raporlamada, охрана труда süreçlerinde bu kayıtlar sürekli lazım oluyor.

Bir de analitikler var. Tamamlanma durumları, kullanıcı davranışları, yıllık trendler... Bu veriler zamanla kararlarınızın dayanağı haline geliyor. Onları da bir çırpıda bırakıp gitmek istemiyorsunuz.

Yeni bir kategori olan ai-native LMS'e geçmek

Bunların hepsi, klasik bir LMS'ten yine klasik bir LMS'e geçerken bile karşınıza çıkıyor. Bir de AI native, yani yeni nesil bir LMS'e geçtiğinizi düşünün. Yepyeni bir kategoriden bahsediyoruz ve insanın aklına doğal olarak "madem bambaşka bir şey, taşınması daha da mı zor olacak?" sorusu geliyor.

Nextrain'de geçiş sürecini baştan olabilecek en pürüzsüz şekilde tasarladık. Süreç sizin tarafınızda ekstra bir yük değil, rahatlık yaratıyor.

AI-native LMS kategorisinde bu nasıl oluyor?

Süreç şöyle işliyor:

Eski sisteminizdeki kullanıcılar Excel veya CSV formatında dışa aktarılıyor. Herkesin performans kayıtları, analitikleri, tamamlama ve tamamlamama raporları, sertifikaları... hepsi bu veriyle beraber geliyor. Kim neyi bitirmiş, kim bitirmemiş, kimin sertifikası var, tamamı elde oluyor.

Eski sisteminiz izin veriyorsa eğitimlerinizi de export olarak alıyor ve Nextrain'e teslim ediyorsunuz.

Bütün bu veri ve içerikler migrasyon programına giriyor. Yani eski sisteminizden Nextrain AI'a geçiş süreniz, içeriğinizin yoğunluğuna göre 10-20 gün sürüyor. Sıfırdan başlamıyorsunuz; geçmişiniz de sizinle beraber geliyor.

Ya sözleşmeniz devam ediyorsa?

Çoğu firmanın önündeki asıl bariyer şu: Mevcut LMS sözleşmesinin daha birkaç ayı var, o yüzden hemen geçiş yapamıyor. Burada önerim net: Sözleşmenizin bitmesine iki-üç ay kala gelin, demo hesabınızı açın, sistemi tanıyın, ikna olduktan sonra migrasyonlar da ufak ufak başlamış olsun.

Böylece hem sistemin performansını hem de migrasyon sürecini yakından görmüş olursunuz. Migrasyon zaten içeriğinizin yoğunluğuna göre 10-20 gün arası sürüyor, dolayısıyla bu iki-üç aylık pencerede rahatça tamamlanıyor.

Bunu bir deneme süreci gibi düşünün. Yeni sistem size uygun mu, her şey kolay mı, ihtiyacınız olduğunda customer support yanınızda mı... Hepsini bu süre içinde bizzat görürsünüz. Süre sonunda geçiş kararını gönül rahatlığıyla verirsiniz.

Kararı verdiğiniz gün sistem zaten hazır olmuş oluyor. Yani bir sistemden diğerine tek günde geçmiş oluyorsunuz.

Son olarak

LMS değiştirmek büyük bir karar, bunu küçümsemiyorum. Ama bu kararın önündeki en büyük engel çoğu zaman belirsizlik oluyor: Acaba her şeyi kaybeder miyim, ne kadar sürer, ne kadara mal olur? Biz bu belirsizliği baştan ortadan kaldırmaya çalışıyoruz.

Sisteminizi taşımayı düşünüyorsanız oturup konuşalım: cal.com/nextrain/demo